Позже оказалось, что в целом - никак :) Т.е. время от времени практически каждый приходил к мысли "либо общаться в чатах, либо выполнять поставленные задачи". Делать одновременно и то, и другое - неэффективно.
Хорошо, а какая же альтернатива? Что нужно делать по-другому?
Перескочу через одно звено в цепочке очевидных логических рассуждений и выдам свои best practice :)
Все просто:
Используйте разные инструменты для разных целей.Итак, список (далеко не полный, но все равно длинный) из того что, когда и как использую я.
Не понимаю, как можно использовать почту без фильтров :) Любимый инструмент для отделения и контроля важного/срочного/требующего ответа.
- структурированность информации
Всякие там заголовки-форматирования-таблицы не только радуют глаз, но и упрощают восприятие информации.
- история
Приходилось как-то искать информацию двухгодичной давности. И, о чудо, бережно сохраненное письмо помогло
- письмо как источник информации для задачи
Несколько кликов и письмо превращается в задачу в твоем to-do листе. Очень экономит время.
- письмо как триггер для event
Аналогично, но уже в части организации митингов.
Недостатки:
- медленно и асинхронно
Не стоит использовать почту в случае, если нужно что-то решать здесь и сейчас. Хотя бы потому, что ваше письмо может лежать где-то в папке со спамом.
Использовать:
- постановка задачОсобенно, если в силу каких-либо причин нет возможности/необходимости использовать корпоративный тасктреккер. Стоит поставить в копию письма-задачи и себя - появляется возможность положить куда-то такое письмо и самому не забыть о задаче :)
- фиксация договоренностей и знаний
История, структура папок для хранения, структурирование текста - все это помогает сохранить,быстро найти и понять. Если вдруг почему-то у вас не принято использовать системы подобные Confluence, Wiki.
Не использовать:
- обсуждения, особенно сложных вопросов
Многочисленные ответы на ответы, отвеченные на ответы... (ну вы понимаете, да?) только затянут согласование спорных позиций. Просто пытайтесь избегать попадания в такие ситуации, предлагая альтернативный вариант обсуждения.
- быстрое решение вопросов
Сам инструмент не предполагает скорости. Звоните-встречайтесь-говорите, это более надежно.
Особенности:
- использование информативной и лаконичной тема письма - инвестиция в уменьшение времени на поиск информации в дальнейшем.
- осмысленное использование типов адресатов (to/cc/bcc) позволит более точно обозначить желаемую степень вовлеченности участников.
- форматирование текста в теле письма легко и эффективно акцентирует внимание на ключевых моментах вашего сообщения.
Instant messengers*
*На примере Skype. Его в силу разных причин использовал больше всего.Достоинства:
- вовлеченность участников
Можно обсуждать активно, можно обсуждать с паузами
- коллективное обсуждение
Недостатки:
- потеря информации
Если общаешься не в личке, а в общем чате, то найти информацию
сложно, либо практически невозможно.
- написать!=сказать
Я отношу это к недостаткам, но для части людей - это, наоборот, дополнительные возможности. И речь вот о чем: согласно исследованиям 60-70% нашего живого общения - это невербальная часть (жесты, мимика, поза и т.д.). Т.е. то что вы говорите составляет меньшую часть. Больше информации дает то как вы говорите. И если вы хороший коммуникатор и активно используете невербалику, то, возможно, теряете часть этих 60-70% при общении "не голосом".
Другое дело, если общение в живую не вызывает особого энтузиазма. А в IT таких людей немало :) Тогда вместо того что бы обсудить голосом, вам будут строчить-писать, даже если вы сидите рядом за соседним столом.
Использовать:
- координация работы группы
Отличная возможность быстро собрать в одном месте всех, кто работает над одной задачей или решает общую проблему. Позволяет синхронизировать их действия.
Например, иногда лучше собрать разработчика, QA и аналитика для синхронизации действий по тестированию фичи. Вместо того что бы перекидываться задачей в тасктреккере с вопросами-ответами.
- сбор информации по проблеме
Бывает, что знаниями по какой-то проблеме владеют несколько человек, и не всегда понятно кто именно. Возможность легко добавлять нужных, убирать бесполезных участников чата позволит повысить эффективность выяснения.
Не использовать:- обсуждения, особенно сложных вопросов
Как и в случае с почтой, обсуждение темы по которой "есть что сказать" легко превратить в пустую трату времени. Пишем мы, обычно, медленнее чем говорим. А если же пишем быстро, то чаще всего непонятно. А если
еще и участников более чем 2, то понять кто-кому-что-на что ответил - проблема. Да и правило "не перебивать, дослушать до конца" как-то не особо получается соблюдать.
Особенности:
- нумерация пунктов, если одновременно задаются несколько вопросов, то нужно их сразу же пронумеровать. Тогда вопросы из списка в дальнейшей переписке можно будет идентифицировать по номеру, что удобно.
- каждый прием информации необходимо сопровождать обратной связью ("ок", "увидел", "принял"). Позволяет удостовериться, что сообщение было как минимум прочитано, а может даже и воспринято.
- "Маркер трех сообщений". Очень легко вовлечься в длинную переписку все вновь и вновь пытаясь объяснить собеседнику свою
Митинги
В целом, достоинства митингов - продолжение недостатков других видов коммуникаций, и наоборот. О том как проводить и как не нужно проводить митинги информации и так много, нет смысла повторять.
Остановлюсь только на одном моменте - на итогах митинга. Их нужно записать и выслать. Да, иногдалень это сложно организовать. Но будет полезно.
Остановлюсь только на одном моменте - на итогах митинга. Их нужно записать и выслать. Да, иногда
Конечно же, большая часть написанного относится к common sense и не является каким-либо моим личным ноу-хау. Но, как показывает практика, иногда даже простое и очевидное приходится объяснять :)
